LATAR BELAKANG PERUSAHAAN
Otis Elevator dinamai oleh pendiri perusahaan, Elisha Otis, yang menemukan "rem darurat elevator" di 1853, kemudian menjadi bagian dari Teknologi yang dipersatukan (UTC). Elevator adalah bisnis yang utama di dalam Otis mencakup disain, pembuatan dan instalasi. Pada tahun 2004, Otis telah menghasilkan 1,5 juta elevator dan 100,000 eskalator yang operasinya di seluruh dunia. Otis elevator telah digunakan di 10 bangunan yang paling tinggi yang ada di dunia dan lebih dari 1.4 juta elevator dan eskalators di bawah pemeliharaan mereka. Juga pada tahun 2004, produk Otis telah beroperasi di lebih dari 200 negara dan wilayah, dan markas besar rancang-bangun perusahaan ada di Farmington, Conneticut dan dengan pabrik yang mempunyai fasilitas internasional yang beroperasi di Jepang, Perancis, Jerman, Spanyol, Korea dan China. Hampir 90% karyawan yang bekerja pada Otis berasal dari luar Amerika Serikat. Otis membagi area operasi mereka ke dalam tujuh regional: United Kingdom/Kerajaan Britania I dan Eropa pusat, Asia Utara, Asia Selatan dan Jepang. Pada akhir 2003, pendapatan meningkat dari $ 6 milyar di 2000 menjadi $ 8 milyar, di mana 80% diperoleh dari luar Amerika Serikat. Perusahaan selalu menyajikan kontribusi laba yang baik dan padat ke UTC karena didapatnya lebih dari 25 tahun lebih awal. Otis menyokong 35% dari keseluruhan laba UTC. Pertumbuhan ini menunjukkan pencapaian yang kuat tentang UTC di dalam memproyeksikan pendapatan untuk 2004 yang 14% lebih tinggi dari 2003.
Penerapan IT pada OTIS
OTIS menerapkan IT di awal 1980, yang diluncurkan oleh David, seorang Chief Operational. IT yang dikerjakan di dalam banyak area fungsional untuk menerapkan 24 x 7 konsep, yaitu OTISLINE yang merupakan layanan pelanggan yang terpusat yang pada awalnya hanya melayani personil dengan memberangkatkan dari kantor lokal, dengan orientasi yang tidak terpusat pada penyerahan jasa pada konsumen, menanggapi waktu atau produk yang lama untuk sampai pada konsumen. Dengan OTISLINE, semua kekurangan tidak ada lagi dan segalanya akan dijadikan atau dipusatkan pada pelayanan, yaitu dapat mengirimkan kelompok 160 orang dalam waktu 24 jam untuk melayani konsumen. Tanggapan yang cepat yaitu suatu unsur disain yang penting untuk menghindari waktu tanggapan lebih lama dari lima detik. OTISLINE juga meningkatkan jarak jangkauan operasi harian manajemen, mencegah masalah yang meningkat pada situasi yang kritis yang menghasilkan ketidakpuasan pelanggan yang bisa mengarah pada pembatalan kontrak jasa. OTISLINE hasil “callback excess” melaporkan untuk berbagai tingkatan manajemen dan mengurangi masalah awal pada manajemen tingkat atas, yang diharapkan dapat mengurangi pembatalan kontrak perawatan dan meningkatkan reliabilitas produk. OTISLINE lebih dulu menyebar di Amerika Serikat dan kemudian telah diperkenalkan ke OTIS daerah lain. OTISLINE membantu perusahaan mengurangi beberapa lapisan dari manajemen, dan komunikasi melampaui batas kecepatan antara bidang mekanik, pelanggan dan manajemen perusahaan, kemudian masing-masing pihak dapat mengakses informasi yang bisa mereka gunakan untuk memecahkan permasalahan. Manajemen informasi yang dibuat mampu menjalankan operasi bisnis jasa, dengan melayanani sungguh-sungguh. Aplikasi Teknologi Informasi lainnya yang penting dari 1980 adalah rem elevator yang dapat dipantau, yang memungkinkan suatu mikro prosesor untuk memonitor sistem kendalinya dan statistik capaian berat maksimal secara langsung ke suatu komputer yang dihubungkan dengan yang ditempatkan pada markas besar.
Penerapan IT pada Tingkat lebih Lanjut
Pada awal 2002, Bousbib, wakil ketua eksekutif dari UTC, yang ditugaskan memusatkan siklus peralatan bisnis yang baru dan menetapkan apa yang diuraikannya sebagai BHAG( Tujuan yang sangat berani) karena berhasil meningkatkan siklus order-to-hand-over (menyerahkan produk ke tangan konsumen) sebanyak lima kali lipat dalam lima tahun. Tujuan Bousbib adalah untuk mengurangi waktu siklus dan memastikan penyerahan yang konsisten dari produk dan jasa berkualitas kepada semua pelanggan. Sebagai tambahan, prakarsa IT lainnya yang utama, yaitu program e-logistic, telah dibentuk untuk memungkinkan dan mendukung peningkatan terobosan besar itu. Yaitu : 1. rancang-bangun; 2. Menyediakan Supply Chain; 3. Penjualan dan Bidang Operasi ; 4. e-Logistic; 5. Prose Penjualan 6. Pemenuhan pesanan; 7. Instalasi; 8. Aktivitas penutup (penyediaan jasa perawatan)
ANALISIS
OTISLINE yang merupakan system informasi yang diterapkan oleh OTIS sebenarnya serupa dengan program ERP lainnya yang juga menyediakan fitur yang hampir sama, namun hanya beda nama, tergantung dari perusahaan yang mengimplementasikannya. Dan dalam penerapan OTISLINE ini, internet dalam sudah menjadi infrastruktur teknologi informasi yang utama yang mendukung aplikasi e-business karena seperti yang kita ketahui dari latar belakang penerapan SI pada OTIS, otis beroperasi pada berbagai Negara dan dituntut untuk tetap mempunyai data yang terpusat. Perusahaan ini bersandar pada aplikasi e-business untuk:(1) mendukung proses bisnis internal, ( 2) menerapkan sistem perdagangan yang elektronik dengan para penyalur dan pelanggan mereka, dan ( 3) mempromosikan kerja sama/kolaborasi perusahaan antar unit bisnis.
OTIS ingin mengubah bentuk operasi nya yang terintegrasi di satu jaringan cakupan luas di mana menghubungkan semua OTIS cabang di seluruh dunia untuk waktu riil. Keuntungan dari model OTISLINE ini akan membuat semua operasi di OTIS terstandar. Tujuan yang pertama adalah untuk mengurangi waktu penjualan dan proses pesanan. Kemudian, ketika menjalankan suatu proyek dalam jumlah yang sangat besar dan menyebar di banyak negara, mereka tetap mampu mengalokasikan sumber daya yang diperlukan oleh masing-masing proyek dengan mudah.Operasi bisnis yang pasti dengan cakupan yang besar dari berbagai lapisan tingkat manajemen yang akan melakukan pengawasan dan perencanaan keuangan untuk masa depan akan lebih mudah untuk diperkirakan dengan adanya penjadwalan aktivitas dan peramalan yang akurat. Dengan adanya e-logistic, akan bisa menghubungkan penjualan, pabrik dan bidang operasional, penetapan harga dan pemesanan online yang dapat menciptakan nilai tambah dari rentang rantai nilai (value chain). Jika kontrak telah terjadi, instalasi akan di lakukan untuk pelanggan dan meninjau ulang instalasi dari proses yang tertera dalam kontrak, yang akan dilakukan dengan mengunjungi lokasi dan menilai mutu dan kesiap-siagaan dari pekerjaan di lokasi itu. Catatannya akan disimpan dalam sebuah database dan memberi perhitungan data secara langsung ke dalam sistem keuangan OTIS yang membantu mengatur lead-time, mengurangi tingkat persediaan, dan menghilangkan barang sisa, operasional dengan cara ini seperti yang kita ketahui dari segi manajemen operasional, dikenal dengan system just in time (JIT), oleh karena itu, penerapan awal dari system informasi ini diusulkan oleh manajer bidang operasi, yaitu David.
OTIS menyadari bahwa tidak ada suatu hubungan yang baik antara mutu produk dan tingkat tarif pembatalan, OTIS menyimpulkan bahwa kontrak pemeliharaan pelanggan yang dibatalkan oleh karena ketidak puasan dari pelanggan sebenarnya bukan karena mutu dari produk OTIS tapi lebih pada karena keterlambatan tanggapan dari pihak OTIS dalam menangani permintaan pelanggan pada jasa purna jual. Aplikasi e-logistic memberi manajemen pengetahuan lebih luas untuk mengendalikan keadaan bisnis secara luas, walaupun mereka sendiri sadari bahwa tujuan dan sistem roduksi di OTIS tidak terjangkau hingga di daerah yang terpencil dan diprioritaskan berdasarkan kebutuhan dan rasio laba dan modal. Perubahan system informasi pada OTIS memerlukan usaha yang sangat besar dari pihak manajemen karyawan itu. Sejumlah program peningkatan mutu yang penting tengah berjalankan secara paralel, dan mereka harus bekerja bersama-sama, secara serempak untuk mendapatkan peningkatan manfaat. Dari tahun ke tahun, OTIS sebenarnya telah melakukan perbaikan system informasi secara bertahap, seperti yang dapat kita lihat, pada tahun 2002, dimana ketua eksekutif UTC akhirnya berhasil menerapkan suatu system yang bisa mengurangi siklus yang panjang dalam proses pembelian oleh pelanggan, mulai dari proses pemesanan barang yang lebih mudah dan singkat, pengantaran pesanan yang lebih tepat waktu walaupun pelanggan tersebut berada di Negara yang tidak ada cabang OTIS, pemasangan/instalasi yang sesuai dengan keinginan pelanggan, hingga layanan purna jual yang mencakup perawatan produk OTIS itu.
KESIMPULAN
OTISLINE yang merupakan system informasi yang diterapkan oleh OTIS sebenarnya serupa dengan program ERP lainnya. penerapan OTISLINE ini, internet dalam sudah menjadi infrastruktur teknologi informasi yang utama yang mendukung aplikasi e-business. OTIS ingin mengubah bentuk operasi nya yang terintegrasi di satu jaringan cakupan luas di mana menghubungkan semua OTIS cabang di seluruh dunia untuk waktu riil. Dengan adanya e-logistic, akan bisa menghubungkan penjualan, pabrik dan bidang operasional, penetapan harga dan pemesanan online yang dapat menciptakan nilai tambah dari rentang rantai nilai (value chain). operasional dengan cara ini seperti yang kita ketahui dari segi manajemen operasional, dikenal dengan system just in time (JIT), oleh karena itu, penerapan awal dari system informasi ini diusulkan oleh manajer bidang operasi, yaitu David.
OTIS menyimpulkan bahwa kontrak pemeliharaan pelanggan yang dibatalkan oleh karena ketidak puasan dari pelanggan sebenarnya bukan karena mutu dari produk OTIS tapi lebih pada karena keterlambatan tanggapan dari pihak OTIS dalam menangani permintaan pelanggan pada jasa purna jual. Aplikasi e-logistic memberi manajemen pengetahuan lebih luas untuk mengendalikan keadaan bisnis secara luas. Perubahan system informasi pada OTIS memerlukan usaha yang sangat besar dari pihak manajemen karyawan itu.
Dari tahun ke tahun, OTIS telah melakukan perbaikan system informasi secara bertahap, dimana ketua eksekutif UTC akhirnya berhasil menerapkan suatu system yang bisa mengurangi siklus yang panjang dalam proses pembelian oleh pelanggan, mulai dari proses pemesanan barang yang lebih mudah dan singkat, pengantaran pesanan yang lebih tepat waktu walaupun pelanggan tersebut berada di Negara yang tidak ada cabang OTIS, pemasangan/instalasi yang sesuai dengan keinginan pelanggan, hingga layanan purna jual yang mencakup perawatan produk OTIS itu.
SARAN
Sehubungan bahwa OTIS beroperasi pada banyak Negara dan membutuhkan integrasi dari seluruh unitnya di berbagai Negara tersebut, maka system informasi dan teknologi yang akan digunakan untuk semua ini tentu saja adalah yang paling mutakhir jika ingin memenangkan persaingan, oleh karena itu, OTIS sebaiknya menggandeng perusahaan yang terkenal dalam merancang modul ERP seperti IBM, Oracle, dan Microsoft agar sistemnya bisa lebih reliable karena pengalaman dari vendor seperti IBM, Oracle dan lainnya tentu saja sudah terbukti bisa sesuai dengan berbagai perusahaan yang menggunakannya.
REFERENSI
www.otis.com
